секретарь-референт

1.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы исполнительного директора и технического директора-главного инженера. 1.2. Получать необходимые исполнительному директору сведения от участков, отделов или исполнителей, вызывать по его распоряжению работников. 1.3. Организовывать телефонные переговоры исполнительного директора, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения исполнительного директора их содержание. 1.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых исполнительным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация). 1.5. Принимать и передавать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс). 1.6. Печатать по указанию исполнительного директора и главного инженера различные материалы. 1.7. Регистрировать приказы, входящие и исходящие документы в системе электронного документооборота (СЭД) 1.8. Контролировать исполнение документов и поручений Исполнительного директора, принимать меры, направленные на своевременной и качественное их выполнение. 1.9. Вести делопроизводство согласно "Инструкции по делопроизводству в исполнительном аппарате и филиалах ООО КВСУ принимать входящую корреспонденцию, регистрировать ее и передавать на доклад руководству. 1.10. Обеспечивать ознакомление с содержанием документов и передачу их на исполнение. 1.11. Следить за обеспечением Исполнительного директора и главного инженера канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителей. 1.12. Производить прием, учет и первичную обработку входящей корреспонденции. 1.13. Обработка и регистрация исходящих документов. 1.14. Передача входящих документов исполнительному директору для резолюции, определяющей порядок, характер, срок исполнения, ответственного исполнителя. 1.15. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов, информирование исполнительного директора о несвоевременном исполнении документов. 1.16. В целях обеспечения учета, систематизации, описания дел, поиска документов и определения сроков хранения, ежегодное составление номенклатуры дел по установленной форме. 1.17. Оформление копий, выписок и приложений документов. 1.18. Осуществлять методическое руководство по соблюдению "Инструкции по делопроизводству в исполнительном аппарате и филиалах ООО КВСУ . 1.19. Организовывать работу по совершенствованию систем документооборота и контроля за прохождением документов. 1.20. Осуществлять контроль исполнения структурными подразделениями и должностными лицами приказов и распоряжений ООО КВСУ, исполнительного директора.

🎓 Квалификация

секретарь руководителя

📋 Требования

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работу или средним профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2 лет

⏱ Опыт работы

1

📚 Образование

Среднее профессиональное образование

Льготы

Оплата питания,Добровольное медицинское страхование,Предоставление служебного транспорта

Ключевые навыки

Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя, Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями, Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком, Совершение исходящих звонков, Обработка, сортировка, распределение корреспонденции, Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора, Организация работы приемной, Ответ/прием звонков, Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя, Грамотность, Вежливость, Коммуникабельность, Ответственность , добросовестность, Отправка писем/документов курьерской службой, Организация, контроль делопроизводства, документооборота, Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов, Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, Заказ/обеспечение офиса канцелярией